Elektronická fakturácia sa na Slovensku stane od 1. januára 2027 súčasťou podnikateľskej praxe. Firmy, živnostníci, samosprávy aj neziskové organizácie by preto nemali podceniť výber poskytovateľa, ktorý im zabezpečí bezpečné odosielanie a prijímanie elektronických faktúr. Finančná správa SR v tejto súvislosti zverejnila praktický návod, ktorý upozorňuje na najdôležitejšie kritériá pri výbere digitálneho poštára a uzatváraní zmluvy.
Záujemcovia majú v súčasnosti na výber už takmer 100 certifikovaných poskytovateľov doručovacích služieb. Široká ponuka síce prináša viac možností, zároveň však môže sťažiť rozhodovanie. Finančná správa preto odporúča dôkladne porovnať jednotlivé služby a ešte pred podpisom zmluvy si overiť všetky podstatné podmienky.
Digitálny poštár bude dôležitý pri elektronickej fakturácii
Od začiatku roka 2027 sa na Slovensku zavádza elektronická fakturácia. O bezpečný prenos elektronických faktúr medzi podnikateľskými subjektmi sa postarajú certifikovaní digitálni poštári. Ich služby bude možné využívať priamo alebo prostredníctvom sprostredkovateľov.
Pri výbere poskytovateľa by sa však podnikatelia nemali rozhodovať výlučne podľa ceny. Dôležitú úlohu zohráva aj rozsah služieb, bezpečnosť údajov, možnosti archivácie či podmienky ukončenia spolupráce.
Finančná správa preto pripravila odporúčania, ktoré majú pomôcť predísť nepríjemným prekvapeniam po uzatvorení zmluvy.
Päť oblastí, ktoré si preveriť pred podpisom zmluvy
Podľa odporúčaní finančnej správy by sa záujemcovia mali pri porovnávaní digitálnych poštárov zamerať predovšetkým na päť základných oblastí.
1. Kto bude skutočne zabezpečovať doručovanie faktúr?
Ešte pred uzatvorením zmluvy je potrebné zistiť, s ktorou spoločnosťou klient vstupuje do zmluvného vzťahu a kto bude reálne zabezpečovať odosielanie a prijímanie elektronických faktúr. Dôležité je rozlišovať medzi certifikovaným digitálnym poštárom a sprostredkovateľom jeho služieb. Pozornosť treba venovať aj tomu, kto zodpovedá za ochranu prenášaných údajov.
2. Aké sú skutočné náklady na službu?
Pri porovnávaní cenových ponúk by podnikatelia nemali sledovať iba základnú cenu. Do úvahy treba vziať aj prípadné dodatočné poplatky za využívanie ďalších funkcií alebo služieb. Dôležité je preveriť, či poskytovateľ ponúka bezplatné alebo zvýhodnené obdobie a ako sa cena zmení po jeho uplynutí. Práve tieto podmienky môžu výrazne ovplyvniť celkové náklady.
3. Aké funkcie digitálny poštár ponúka?
Jednotliví poskytovatelia sa môžu líšiť rozsahom dostupných služieb. Pred podpisom zmluvy je preto vhodné overiť, či riešenie umožňuje nielen prijímanie, ale aj vystavovanie a odosielanie elektronických faktúr. Užitočná môže byť aj integrácia s účtovným softvérom alebo možnosť vytvoriť prístup pre ďalších používateľov, napríklad externého účtovníka.
4. Ako bude fungovať archivácia elektronických faktúr?
Ďalšou dôležitou otázkou je uchovávanie dokumentov. Klient by mal vedieť, ako dlho budú jeho faktúry dostupné v systéme a za akých podmienok k nim bude môcť pristupovať. Rovnako si treba preveriť, či a akým spôsobom bude možné dokumenty stiahnuť a uchovať mimo platformy poskytovateľa.
5. Čo sa stane pri ukončení spolupráce?
Podmienky odchodu od poskytovateľa netreba riešiť až vtedy, keď sa klient rozhodne pre zmenu. Už pri podpise zmluvy by mal poznať výpovednú lehotu, prípadné sankcie alebo poplatky za ukončenie spolupráce. Dôležité je tiež zistiť, ako bude prebiehať presun k inému digitálnemu poštárovi a či klient nepríde o prístup k svojim dokumentom.
Kompletné odporúčania sú dostupné na portáli finančnej správy v sekcii eFaktúra.
Aký je rozdiel medzi digitálnym poštárom a sprostredkovateľom?
Finančná správa upozorňuje aj na rozdiel medzi samotným certifikovaným poskytovateľom doručovacej služby a spoločnosťou, ktorá jeho služby sprostredkúva.
Pre klienta je dôležité vedieť, kto elektronické faktúry v skutočnosti doručuje, komu uhrádza poplatky a na koho sa môže obrátiť v prípade technických problémov alebo reklamácie.
Certifikovaní digitálni poštári musia spĺňať stanovené technické, organizačné a bezpečnostné požiadavky. Tie sa týkajú napríklad ochrany prenášaných údajov a spoľahlivosti doručovania elektronických faktúr. Plnenie týchto povinností zároveň podlieha kontrole. Ak poskytovateľ závažným spôsobom poruší stanovené podmienky, môže prísť aj o oprávnenie poskytovať doručovacie služby.
Kde nájsť zoznam digitálnych poštárov a ďalšie informácie?
Záujemcovia, ktorí si chcú vybrať vhodného poskytovateľa, môžu využiť aplikáciu na výber certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby. Nájdú v nej prehľad certifikovaných digitálnych poštárov a ich sprostredkovateľov.
Ďalšie informácie o zavádzaní elektronickej fakturácie poskytuje aj webová stránka www.info-efaktura.sk. Okrem praktických postupov a prehľadu dostupných fakturačných riešení ponúka interaktívneho sprievodcu.
Užitočným zdrojom je tiež sekcia eFaktúra na portáli finančnej správy, kde sú zverejnené odpovede na viac ako 150 najčastejších otázok. Nechýbajú ani vysvetlenia konkrétnych situácií, s ktorými sa môžu podnikatelia stretnúť v praxi.
Finančná správa sprístupňuje informácie aj prostredníctvom odborných webinárov v Akadémii finančnej správy a podcastov na svojom YouTube kanáli.
V prípade nejasností môžu podnikatelia kontaktovať call centrum finančnej správy na telefónnom čísle 048/43 17 222, voľba č. 7. K dispozícii je počas pracovných dní od 8.00 do 16.00 hod. Otázky možno zaslať aj prostredníctvom kontaktného formulára na jej webovom portáli.
Výber digitálneho poštára by preto podnikatelia nemali nechávať na poslednú chvíľu. Dôkladné porovnanie cien, služieb a zmluvných podmienok im môže ušetriť nielen peniaze, ale aj komplikácie pri prechode na elektronickú fakturáciu.
